I mer än ett århundrade har Lions förändrat världen. Och ibland förändrar världen oss. Coronaviruset (COVID-19) skapar utmaningar för en av våra mest traditionella medlemsupplevelser - klubbmötet. Även om många klubbar inte kan träffas på grund av social distansering hindrar det inte Lions medlemmar från att samlas på ett säkert sätt.
Här är några tips som kan vara till hjälp när du planerar ett digitalt möte.
1–2 veckor före mötet:
- Välj din digitala mötesplattform. Det finns många gratis eller billiga konferensverktyg att välja mellan. Är du osäker på var du ska börja? Läs denna artikel för att få idéer.
- Skicka ut två påminnelser. En dag före, och en timme före, mötet.
- Bekanta dig med den plattform du kommer att använda, inklusive alla verktyg och funktioner, för att säkerställa att du känner dig bekväm i det digitala ”förarsätet”.
- Skicka ut en mötesagenda. Inkludera länkar till resurser som du planerar att gå igenom så att alla som inte kan delta kan ta del av resurserna.
30–60 minuter före mötet:
- Testa ljud och bild för att säkerställa att båda fungerar korrekt. Vissa digitala plattformar uppmanar dig att göra detta innan du börjar mötet.
- Om du planerar att dela din skärm ska du rensa upp skrivbordet och stänga alla onödiga applikationer.
- Förbered allt stödmaterial du kommer att dela under mötet. Öppna filer för bilder, meddelanden eller resurser och ladda alla webbsidor så att du enkelt kan klicka över och referera.
- Logga in fem till tio minuter före din schemalagda mötestid för att vara säker på att allt är i sin ordning och att du är redo att välkomna dina deltagare.
- Om det finns ett avgiftsfritt telefonnummer tillgängligt för ditt digitala möte ska du be någon att ringa in för att kontrollera att allt fungerar som det ska.
Under mötet:
- Överväg att använda en första bild med mötets namn och ett meddelande om att mötet kommer att börja inom kort. Detta hjälper deltagarna att veta att de är på rätt plats och att allt fungerar.
- Börja ditt möte två minuter efter den schemalagda mötestiden. Det är frestande att vilja vänta på fler personer, men det är viktigt att respektera de närvarande deltagarnas tid.
- Se till att alla kan höra dig ordentligt och be alla deltagare att säga ”hej”, var för sig, så att du kan kontrollera att du kan höra alla deltagare.
- Om du hör för mycket bakgrundsbrus kan du be deltagarna att stänga av sina mikrofoner när de inte talar.
- Om du planerar att spela in mötet för att skicka det till dem som inte kunde delta ska du se till att du informerar alla deltagare om detta.
- Håll din energinivå upp, le och använd humor som du normalt skulle göra under ordinarie möten. Det kan hjälpa dem som inte är vana vid digitala möten att känna sig mer bekväma.
- Skapa kontakt och engagera deltagarna. Ställ frågor eller be om kommentarer och bjud in personer att svara genom att säga deras namn, men utan att göra dem obekväma.
- Försök att inte ta bort en bild som du visar på skärmen för snabbt. Det kan ta ungefär fem sekunder för bilden att visas på alla deltagarnas skärmar.
- Viktigast av allt, koppla av och var dig själv. Tekniska problem kan och kommer att uppstå, men försök att bemöta problemen med humor. Det hjälper alla att känna sig lugna och öppna för att använda detta mötesformat framöver.
Efter mötet
- Skicka inspelningen av mötet och alla resurser som du använde under mötet till klubbens medlemmar.
- Be alla medlemmar att ge återkoppling efter mötet och komma med förslag på hur det kan förbättras.
- Berätta om tips och framgångar med digitala möten för andra medlemmar på Lions Clubs Internationals Facebookssida.
Besök lionsclubs.org/coronavirus för mer nyheter och information relaterad till Lions Clubs International och COVID-19.
